Algemene voorwaarden

In deze voorwaarden betekent Hofmatic: Hofmatic, bereikbaar via info@hofmatic.com. De klant is de organisatie of persoon die een opdracht geeft of een dienst afneemt. De overeenkomst is de afspraak tussen Hofmatic en de klant, inclusief de offerte, opdrachtbevestiging en aanvullende afspraken.

Onder diensten vallen onder andere het ontwerpen, bouwen, aanpassen en beheren van maatwerksoftware, websites, platforms, portalen, koppelingen, AI-functionaliteit, hosting en technische infrastructuur.

Deze voorwaarden horen bij ieder aanbod van Hofmatic en bij iedere overeenkomst waarin Hofmatic werkzaamheden of diensten uitvoert. Afwijkingen gelden alleen als die schriftelijk of per e-mail zijn afgesproken.

Een specifieke afspraak in een offerte of overeenkomst gaat voor op deze algemene voorwaarden als de twee teksten elkaar tegenspreken.

Een aanbod beschrijft zo duidelijk mogelijk wat Hofmatic gaat doen, welke uitgangspunten gelden en welke prijs of wijze van berekening is afgesproken. Een raming is geen vaste prijs als dat niet uitdrukkelijk is vermeld.

De overeenkomst ontstaat wanneer de klant het aanbod accepteert, Hofmatic de opdracht schriftelijk bevestigt of Hofmatic met instemming van de klant met de werkzaamheden begint.

Hofmatic mag een opdracht weigeren als daarvoor een redelijke aanleiding bestaat. Hofmatic informeert de klant daar zo snel mogelijk over.

Hofmatic voert de opdracht zorgvuldig uit en stemt de werkzaamheden af op de afspraken in de overeenkomst. De klant levert op tijd de informatie, bestanden, toegang en feedback die nodig zijn om de opdracht uit te voeren.

Als informatie of feedback te laat komt, mag Hofmatic de planning aanpassen. Hofmatic meldt het als een vertraging gevolgen heeft voor de afgesproken werkzaamheden of planning.

Hofmatic mag onderdelen van de opdracht laten uitvoeren door een andere partij als dat nodig is voor de uitvoering. Hofmatic blijft verantwoordelijk voor de gemaakte afspraken, voor zover de overeenkomst niets anders bepaalt.

Een vraag die buiten de afgesproken omvang valt, geldt als een wijzigingsverzoek. Hofmatic bespreekt vóór uitvoering wat de wijziging betekent voor de werkzaamheden, planning en prijs.

Hofmatic voert meerwerk pas uit nadat de klant daarmee heeft ingestemd, behalve als snel handelen nodig is om schade of een ernstige verstoring te voorkomen. In dat geval informeert Hofmatic de klant zo snel mogelijk.

Hofmatic levert werkzaamheden op volgens de afspraken in de overeenkomst. De klant controleert het resultaat binnen een redelijke termijn en meldt duidelijke fouten zo snel mogelijk, met een omschrijving waarmee Hofmatic de fout kan onderzoeken.

Hofmatic herstelt fouten die aan Hofmatic kunnen worden toegerekend binnen de afgesproken omvang. Een nieuwe wens of wijziging in de omgeving geldt niet automatisch als een fout in de oplevering.

De klant gebruikt het opgeleverde systeem volgens de afgesproken instructies en zorgt voor de benodigde rechten, inhoud en gegevens van de eigen organisatie.

De offerte of overeenkomst vermeldt de prijs, eventuele periodieke kosten en de betaalafspraken. Bedragen zijn inclusief of exclusief btw zoals in het aanbod is aangegeven.

De klant betaalt facturen binnen de afgesproken termijn. Als betaling uitblijft, geeft Hofmatic de klant eerst de gelegenheid om de betaling alsnog te voldoen. Bij uitblijvende betaling mag Hofmatic werkzaamheden of toegang tot een dienst opschorten, voor zover dat wettelijk is toegestaan en na een duidelijke aankondiging.

Prijswijzigingen voor periodieke diensten worden vooraf aangekondigd. De afspraken in de overeenkomst bepalen wanneer de wijziging ingaat en welke opzeggingsmogelijkheid daarbij geldt.

Bij hosting en technisch beheer spreken Hofmatic en de klant af welke omgeving, werkzaamheden, back-ups, monitoring en bereikbaarheid onderdeel zijn van de dienst. Alleen een uitdrukkelijk afgesproken serviceniveau geldt als beschikbaarheidsafspraak.

Hofmatic is voor de werking van externe diensten afhankelijk van leveranciers, registrars, betaalproviders, hostingpartijen en andere systemen. Hofmatic houdt rekening met zulke afhankelijkheden, maar kan hun werking of wijzigingen niet volledig bepalen.

Gepland onderhoud en noodzakelijke beveiligingsmaatregelen kunnen tijdelijke onderbrekingen veroorzaken. Hofmatic informeert de klant daarover als dat redelijkerwijs mogelijk is.

Iedere partij houdt de rechten op materialen, software, gegevens en documentatie die zij al vóór de opdracht had. De klant geeft Hofmatic toestemming om de aangeleverde materialen te gebruiken voor de uitvoering van de opdracht.

De overeenkomst of offerte bepaalt welke gebruiksrechten de klant krijgt op maatwerk, ontwerpen, documentatie en andere resultaten. Open-sourceonderdelen en onderdelen van derden vallen onder de licentievoorwaarden die daarbij horen.

Hofmatic mag algemene kennis, technieken en niet tot de klant herleidbare onderdelen van de uitvoering blijven gebruiken.

Hofmatic en de klant behandelen vertrouwelijke informatie die zij voor de opdracht ontvangen zorgvuldig en gebruiken die informatie alleen voor de uitvoering van de overeenkomst, tenzij openbaarmaking wettelijk verplicht is.

Als Hofmatic persoonsgegevens verwerkt namens de klant, leggen partijen de rollen, instructies en beveiligingsafspraken vast in de overeenkomst of een verwerkersovereenkomst. De privacyverklaring van Hofmatic beschrijft de eigen verwerkingen van Hofmatic.

Klachten over de uitvoering meldt de klant zo snel mogelijk per e-mail aan info@hofmatic.com. De klacht bevat voldoende informatie om de situatie te onderzoeken. Hofmatic reageert binnen een redelijke termijn en bespreekt welke oplossing passend is.

Beëindiging, opzegging en de gevolgen daarvan volgen uit de overeenkomst. Bij beëindiging betaalt de klant de werkzaamheden en kosten die tot het einde van de overeenkomst zijn uitgevoerd of gemaakt, tenzij partijen anders afspreken.

Hofmatic is aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming, voor zover de wet dat toestaat. De overeenkomst kan aanvullende afspraken bevatten over aansprakelijkheid en verzekering.

Hofmatic is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat doordat de klant onjuiste of onvolledige informatie aanlevert, het systeem verkeerd gebruikt of een externe dienst niet werkt, voor zover Hofmatic daarvoor niet verantwoordelijk is.

Geen enkele bepaling in deze voorwaarden beperkt aansprakelijkheid voor zover een beperking wettelijk niet is toegestaan.

Hofmatic kan deze voorwaarden wijzigen als dat nodig is door een wijziging in de dienstverlening of regelgeving. De versie die gold bij het aangaan van de overeenkomst blijft van toepassing op die overeenkomst, tenzij partijen een nieuwe versie afspreken.

Op de overeenkomst en deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden eerst in overleg besproken. Als dat niet lukt, wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter, tenzij dwingend recht een andere route voorschrijft.